Il primo giorno nell'archivio
Guida per chi lavora negli studi, da leggere dopo essersi collegati (come si fa). Dice cosa si può chiedere, come si scrive, e cosa fare quando qualcosa non torna.
Le domande qui sotto sono state provate, non immaginate.
Si chiede a parole
L'archivio non si interroga: gli si parla. Non serve sapere come è fatto dentro, e non serve ricordare nomi di tabelle.
«Quali lavori ho in corso?»
«Quali pratiche scadono nei prossimi trenta giorni?»
«A che punto è il cantiere di via Garibaldi?»
«Cosa manca per depositare la pratica di via Michelangelo?»
«Quanti SAL ho emesso quest'anno, e per quale importo?»
L'ultima, su un archivio di prova, risponde così: 278 SAL nel 2026 per 14.615.364 euro, 101 nel 2025 per 4.561.786. Le cifre le legge, non le inventa.
Se una domanda è ambigua, l'assistente deve chiedere. «Qual è il progetto più importante?» — più importante di importo, di scadenza, di stato? Se invece di chiedere sceglie da sé, è un difetto: segnalatelo.
Si scrive dicendo cosa si vuole
«Aggiungi un progetto per una ristrutturazione in via Nuova 12»
«Segna quattro ore su questo cantiere, sopralluogo con l'impresa»
«Metti la lavorazione dei serramenti in corso»
Tre cose da sapere, e sono quelle che rendono sicuro il resto:
Prima di scrivere, l'assistente chiede conferma. Vi dice cosa sta per scrivere e aspetta il sì. Se scrive senza chiedere, è un difetto.
Tutto si disfa. «Annulla l'ultima cosa» riporta indietro l'ultima scrittura, con i valori di prima: anche venti righe aggiunte o cambiate in una volta tornano indietro insieme. Vale una volta sola, e solo sulle proprie.
Niente si cancella davvero. Una riga cancellata esce dagli elenchi ma resta: «cosa ho cancellato?» la ritrova, e «rimetti a posto quel progetto» la riporta con tutto quello che aveva appeso. Provato su un progetto con 369 righe fra pratiche, lavorazioni, documenti e importi: tornano tutte.
Per questo, quando una cancellazione porta via molto, l'archivio si ferma e dice quante righe sono, prima di toccare niente. Quel numero va detto a voce prima di confermare: serve a voi, non al programma.
Gli importi stanno un po' più in là
Il prezzo di una lavorazione, il corrispettivo di un progetto, gli importi dei SAL non stanno nella riga del lavoro: stanno in tabelle loro, con lo stesso identificativo.
Non è un dettaglio tecnico, è quello che permette una cosa sola: poter mostrare il lavoro a chi non deve vedere le cifre. Dove una cifra è chiusa, chi non la vede trova le lavorazioni, le date e gli stati, e il prezzo vuoto — invece di non trovare niente.
Oggi non tutte le cifre sono chiuse, ed è una scelta che potete cambiare. Di partenza:
| Cosa | Chi la vede |
|---|---|
| i pagamenti, il corrispettivo dei progetti, i compensi | solo chi ha lo studio |
| i prezzi delle lavorazioni e i contratti con le imprese | tutti, anche i collaboratori |
La seconda riga è pensata per chi sta in cantiere: senza i prezzi delle lavorazioni, un computo non si legge. Se nel vostro studio non va bene, si chiude — «chiudi gli importi dei lavori ai collaboratori» — e da quel momento quelle cifre spariscono per loro, mentre il lavoro resta.
Per il resto cambia poco: si chiede lo stesso a parole.
Se avete lo studio
Queste le può fare solo chi ha il profilo di titolare.
Far entrare qualcuno. «Invita mario@studio.it come collaboratore, e aprigli la scheda» — gli arriva una mail per scegliere la password. La scheda serve a registrare le ore: aprendola subito, può farlo dal primo giorno.
Poi: «cambia il profilo a Mario», «disattiva l'account di Mario», «riattivalo».
Decidere chi vede cosa. L'archivio è diviso in aree — economia, compensi, ore della squadra, struttura, account. Ogni profilo ne vede alcune, e voi potete cambiarlo: per tutto lo studio, o per una persona sola.
I compensi e l'economia partono chiusi a tutti tranne che a voi. È una scelta prudente, non una regola: si apre quando decidete.
Farsi una tabella. Se vi serve tenere qualcosa che l'archivio non ha — sopralluoghi, forniture, chiavi consegnate — si chiede:
«Mi serve una tabella per le forniture: materiale, quantità, prezzo e il totale calcolato»
Nasce, e da quel momento si usa come il resto. Si può rinominare, aggiungere un campo, archiviarla se non serve più.
Le procedure — quelle che prima erano gli agenti — dicono all'assistente come si lavora nel vostro studio. Se ne ricevete alcune all'inizio, sono un punto di partenza: raccontano come lavora chi le ha scritte, e si cambiano. «Scrivi una procedura per i sopralluoghi» ne fa una vostra.
Quando qualcosa non torna
Una risposta vuota vuol dire «non c'è», non «si è rotto». Ma vale per il vostro studio: di quello che appartiene a un altro studio l'assistente non sa niente, e non deve dire che non esiste.
Se dice che non ha uno strumento che dovrebbe avere, non è rotto: il collegamento è stato fatto prima che quel permesso arrivasse. Si toglie il connettore e si rimette — cinque minuti, e gli strumenti nuovi compaiono.
Se un rifiuto non si capisce, mandatemelo così com'è. Un messaggio che non dice cosa fare è un difetto mio, si corregge: ne abbiamo corretti otto nel solo giorno prima della consegna, e sono venuti tutti da qualcuno che provava.